مقالات

لزوم استفاده از ماژول های مدیریت اطلاعات پروژه ها در فاز Construction برای مدیریت تدارکات و انبار

یادداشت

مهندس کاوه پیرداوری، رییس تدارکات شرکت پتروشیمی دنا

 

با یک بررسی ساده در طرح ها و پروژه های موجود در صنعت نفت می‌توان دریافت که متوسط مدت زمان اجرای پروژه‌های نفتی در ایران بالاتر از متوسط بین‌المللی آن است. گذشته از مسائل مالی و تامین اعتبارات،و مشکلات تحریم  عامل مهم دیگری که نقش آن را در موفقیت یا ناکامی پروژه نمی‌توان انکار کرد “مدیریت استاندارد و استفاده از ابزارهای روز مدیریتی” است. عاملی که شاید از دید بعضی از مدیران اجرایی کشور دور مانده است.

مدیریت در عصر جدید علاوه بر توانمندی‌های فردی نیازمند بکارگیری دانش، تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب روز دنیا می باشد

با توجه به شرایط دشوار کنونی کسب و کارهای ایرانی که بخشی از آن به واسطه تحریم‌ها تحمیل شده است؛ لزوم کاهش هزینه‌ها و عدم هدر رفت منابع مالی به ویژه در  کسب و کارهای تولیدی ، بازرگانی و خدماتی جهت تأمین کالاها و خدمات ضروری به نظر می‌رسد. امروزه واحد تدارکات و انبار در سازمان‌ها به منظور تهیه کالاها، خدمات و تجهیزات در بخش‌های مختلف یک سازمان به وجود آمده‌اند؛ از همین رو این واحدها در سازمان‌ها، بیشتر نقش ستادی را عهده‌دار هستند. لزوم وجود واحد خرید و تدارکات بیشتر در سازمان‌هایی است که درخواست‌های خرید کاربران در یک عملیات هماهنگ با دیگر واحدها صورت می‌پذیرد و بیش‌تر به صورت فرآیندی است. خرید و تدارکات در یک سازمان فرآیندی است که از تصمیم‌گیری برای خرید گرفته تا انطباق با برنامه‎‌ای مدون طبق برنامه زمانبندی پروژه  برای تهیه و تأمین نیازمندهای سازمان‌ها با قیمت و کیفیت مطلوب در چهارچوب قوانین حاکم بر هر سازمانی را در برگرفته است و همین به وجود یک مدیریت متمرکز در سازمان کمک می‌کند.

طبق استاندارد PMBOK مديريت تداركات پروژه، شامل فرآيندهاي خريد يا دريافت محصولات، خدمات يا نتايج مورد نياز از خارج تيم پروژه میباشد، که به طور خلاصه شامل فرایندهای زیر است:
برنامه ریزی مدیریت تدارکات: فرایند مستندسازی تصمیمات تدارکات پروژه، تعریف رویکرد و شناسایی فروشندگان بالقوه را شامل میشود. در این فرایند تصمیم میگیریم که چه نیازهایی توسط تیم پروژه تامین شود و چه اقلامی ((Material Requisition، چگونه، به چه میزان و در چه زمانی از خارج پروژه تهیه گردد.
هدایت تدارکات: دراین فرایند، طی جلسات شفاف سازی، پیشنهادهای فروشندگان مورد تایید را در قالب Proposal، Bid و Quotation(پیشنهادهایی که در آن قیمت با جزییات کامل ارائه شده است.) دریافت و پس از برگزاری مناقصه، یک یا چند فروشنده را انتخاب کرده و در نهایت قرارداد را عقد میکنیم. در این مرحله مدارک متنوعی چون RFPکه مدرکی جهت استعلام موارد فنی است و RFQ که مدرکی جهت استعلام موارد مالی است، تولید می گردد.
کنترل تدارکات: فرآيند مديريت روابط تداركات، نظارت بر عملكرد قرارداد و ايجاد تغييرات و اصلاحات مورد نيازاست. این فرآیند اطمينان مي دهد كه عملكرد فروشنده، الزامات تداركات را تأمين نموده و خريدار، طبق ضوابط قرارداد قانوني، عمل می نمايد.
خاتمه تدارکات: تعیین تکلیف کردن دعاوی باقیمانده، ارزیابی‌های رسمی و تحویل گرفتن رسمی محصول در انبارها ، تسویه حساب و بایگانی کردن اسناد مربوط به قرارداد و بالانس تعدادی اقلام با سفارش اولیه از کارهای متداول در این فرآیند است.

  1. از جمله بخش هایی از فرایند procure to pay که استفاده از سیستم های اطلاعاتی در آنها موجب کاهش زمان، کاهش هزینه های نامنطبق با برنامه پروژه(Maverick Spend)، سهولت دریافت بازخورد و افزایش کارآمدی جریان کار میشود، عبارتند از:
    -جستجوی آسان کالاها، ردیابی قیمت آنها و مدیریت اطلاعات مربوط به اقلام تامین کنندگان (Catalog Management)
    -. جمع آوری تمام درخواستهای خرید(MR) تیم پروژه در یک سیستم و تسهیل فرآیند تایید آنها
    -ایجاد اتوماتیک سفارش خرید(PO) از MR و ارسال آن به تامین کنندگان، به جای تهیه فایلهای PDF و Excel
    – دعوت تامین کنندگان به سیستم، دریافت پیشنهادها و مقایسه و مذاکره با آنها به صورت یکجا و در نتیجه تصمیم گیری مناسب تر
    -ذخیره اطلاعات قراردادها در یک پایگاه مرکزی، تسهیل امکان بازنگری در مستندات، امضای الکترونیک و دریافت هشدار در زمانهای نزدیک به سررسید
    – مدیریت همزمان هزینه و اطمینان از درنظر گرفتن سفارشات خرید در بودجه
    – برقراری ارتباط با تامین کنندگان، ردیابی محصولات و کنترل کامل بر عملکرد آنها( بدون نیاز به کاغذبازی و ایمیل )
    – تهیه گزارشات و مقایسه صورت وضعیت­­ها (invoices) با سفارشات، به منظور کنترل هزینه و نمایش پیشرفت بودجه
    – انطباق کالاهای دریافت شده با سفارش و انتقال آنها به سیستم انبار جهت کنترل موجودی
    -قابلیت اتصال به ERP های دیگر سازمان
  2. همانطور که گفته شد اکثر نرم افزارهای تدارکات مجهز به ماژول تدارکات الکترونیک هستند. در تدارکات سنتی، کارمند درخواست خرید کالا را به مقام بالاتر میفرستد. در صورت تایید وی، این درخواست به واحد تدارکات میرسد. واحد تدارکات سفارش خرید را تهیه میکند و تعداد زیادی کپی (برای مشتری، حسابداری، فروش، ارسال و دریافت و همچنین تامین کننده و انبار) گرفته میشود. وقتی سفارش و صورت وضعیت تحویل داده میشود، نیاز به مقایسه این دو جهت چک کردن هرگونه آسیب، تاخیر و خطا و اقدام مالی متعاقب آنها میباشد. پس از بررسی نهایی، پرداخت صورت میگیرد. در تمامی این مراحل لازم است که اسناد کاغذی به روزرسانی شود. بدیهی است که در صورت استفاده از سیستم تدارکات الکترونیک، تمامی این فرایندها به صورت الکترونیک انجام شده و از حجم کاغذ، زمان و هزینه اضافی جلوگیری میشود.
    اکثر نرم افزارهای تدارکات و انبار از قابلیت برقراری ارتباط با سایر نرم افزارهای درون سازمان مثل سیستم مدیریت مهندسی -سیستم مدیریت مالی -سیستم مدیریت قرادادها  نیز برخوردار می باشند.
    این نوع از نرم افزارها با یکپارچه ساختن و ایجاد انسجام اطلاعات در فرآیندهای خرید کالا و تامین خدمات و به اشتراک‌گذاشتن آنها بین کلیه ذی‌نفعان خرید، از درخواست‌کننده تا تامین‌کنندگان و تحویل‌گیرندگان باعث شده مدیران سازمان علاوه بر پاسخگویی به‌موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز درخواست کننده، امکان مدیریت و اعمال سیاست های سازمان در امور خرید را نیز داشته باشند.

     

    اهداف استفاده از PMIS  در فرآیند تدارکات پروژه :

    • ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها
    • ارائه اطلاعات و گزارشات مفید جهت تصمیم‌گیری مدیریتی
    • قابلیت اتصال به سامانه نظارتی وزارت خانه ها و ذینفعان پروژه EPL  گمرک – سامانه جامع و….
    • دسترسی سریع و آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
    • افزایش سرعت گردش و سطح امنیت اطلاعات پروژه
    • ایجاد سیستم مستندسازی پروژه
    • افزایش کارایی و اثر بخشی پروژه
    • تطبیق پذیری با فرآیندهای سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی
    • پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان
    • تسهیل ارتباط بین سایر ارکان و ذینفعان پروژه
    • تسهیل در استفاده از اطلاعات و تجربیات پروژه های پیشین
    • تهیه گزارشات بروز موجودی کالا از انبار ها و تسریع در فرآیند انبار گردانی
    • بالانس متریال ورودی در انبار پروژه با MTO  صادر شده در فاز مهندسی
    • کاهش هزینه های سفارش گذاری مجدد کالاهای Bulk Material
    • مدیریت تغییرات در اقلام تامین شده و مستند سازی آنها برای اخذ مجوزات لازم
    • مدیریت اقلام آسیب دیده و دارای کمبود با  سفارش اولیه و تسریع در تصمیم گیری قراردادی
    • هماهنگی و تطبیق  اسناد بازرسی کالا  توسط TPA  در زمان صدور Release Note   و صدور I.C
    • مدیریت دریافت و سفارش گذاری اقلام قطعات یدکی دوسالانه و اصلی تجهیزات

     

    .

    در واقع نرم افزار تدارکات و انبار نرم افزاری برای به ثبت رساندن و نیز ردیابی پروسه خرید وبازرسی و انبارش اقلام پروژه به طور خودکار و مطابق با چهارچوب آیین نامه معاملات خرید دولتی یا آیین نامه معاملات شرکت ها می باشد.

    در طراحی نرم افزار تدارکات و انبار ضمن در نظر داشتن مسائل فنی، مسائل و موارد مرتبط با محیط عملیاتی نیز مد نظر قرار داده شده و با توجه به آن که استفاده از این نرم افزار سبب شده سطح موجودی انبار در نقطه بهینه و ایده آلی قرار گرفته می توان گفت که در کاهش هزینه های خرید و نیز سودآوری سازمان موثر می باشد

    با استفاده از نرم افزار خرید و انبار  می توانیم با استفاده از گزارشات و دشبوردهای نرم افزار  پیشنهادات آن از بهترین تامین کننده، با مناسبت ترین قیمت و با بهینه ترین زمان پرداخت ، فرآیندهای خرید خود را سامان دهید.

    نرم افزار مدیریت کالا و انبار دارای چه ماژول ها و بخش هایی باید  باشد :

    v   سيستم مديريت خريد کالا و انبار :

    در این بخش کلیه فعالیتهای بخش خرید به صورت لحظه ای توسط نفرات بخش خرید ثبت و پیگیری می گردد و گزارشات مربوطه از این طریق به صورت خودکار تهیه میگردند.

    • بانك اطلاعاتي سازندگان، تأمين كنندگان و نمايندگي‌ها
    • تعريف Approved Vendor List به تفكيك پروژه‌ها
    • به روزرساني مدارك فني مرتبط به هر بسته خريد
    • ثبت و پيگيري كامل فرايند مناقصه
    • گزارش کامل آخرین وضعیت بسته های خرید
    • امکان گزارش گیری کامل از فرایند مناقصه برای هر بسته خرید
    • امکان گزارش گیری از کلیه فعالیتهای انجام شده بر روی هر بسته خرید
    • محاسبه لحظه ای پيشرفت خرید کالا براساس Milestone هاي تعريف شده در پروژه
    • تشكيل پرونده در سيستم پیشبرد کالا جهت پيگيري‌هاي بعد از انعقاد سفارش خرید

     

    v   سيستم مدیریت  Expediting  كالا :

    این سیستم جهت مدیریت تسریع بخشی در بخش کالای پروژه می باشد این بخش کلیه فعالیتهای بخش تسریع بخشی (Expediting) به صورت لحظه ای توسط نفرات این بخش ثبت و پیگیری می گردد و گزارشات مربوطه از این طریق به صورت خودکار تهیه میگردند.

    مشخصات اصلی

    • مكاتبه با سازندگان به صورت الکترونیک
    • اطلاع رسانی تغییرات در ضمائم هر بسته خرید به سازنده مربوطه
    • ثبت و پيگيري كامل فعاليت‌هاي پیشبرد کالا
    • محاسبه پيشرفت كار براساس Milestone هاي تعريف شده
    • گزارش کامل آخرین وضعیت سفارش های خرید
    • امکان گزارش گیری از کلیه فعالیتهای انجام شده بر روی هر سفارش خرید

     

     

    v   سیستم مدیریت اقلام:

    این سیستم مدیریت تمامی اقلام مورد نیاز پروژه را که میبایست خریداری گردند، از ابتدای پیدایش نیاز به خرید آن تا زمان تحویل به پیمانکار و یا گروه نصب را به عهده دارد:

    مشخصات اصلی

    • ثبت اطلاعات اقلام قابل خرید در طول فاز طراحی پروژه
    • دسته بندی لیست اقلام هر بسته خرید جهت تولید درخواست خرید مربوطه
    • کاهش و افزایش اقلام و مقادیر در بسته های خرید و مدیریت ویرایش های مختلف MTO
    • مدیریت اقلام سفارش شده
    • پیگیری وضعیت اقلام از سفارش تا تحویل
    • مدیریت اقلام جایگزین
    • مدیریت تغییرات در اقلام و مقادیر
    • سیستم جامع گزارش گیری

    v     سیستم مدیریت انبار و کنترل سفارشات Material Management

    سیستم مدیریت انبار و کنترل سفارشات  با اتصال به سیستم مدیریت اقلام و ثبت و نگهداری اسناد مربوط به ورود و یا خروج کالاهای خریداری شده از انبار، امکان مدیریت انبار پروژه را برای مدیران تدارکات  فراهم می آورد تا آخرین بالانس متریال برای هر بسته خرید را بصورت مجزا و بروز داشتته باشند. .از قابلیتهای عمده این سیستم می توان موارد ذیل را بر شمرد:

    • دریافت لیست اقلام پروژه از سیستم مدیریت اقلام
    • تولید، ثبت و نگهداری گزارشات بازگشایی پکیج ها OPI
    • تولید گزارشات OSDR
    • انبار قرنطینه با امکان عودت کالا و یا انتقال به انبار اصلی
    • تولید و نگهداری سند MRS
    • مدیریت انبارهای فرعی/ لوکیشن ها
    • ثبت Hit Number جهت پیگیری های بعدی
    • مدیریت اقلام رسیده از سایر انبار/پارتی ها SMI
    • مدیریت اقلام مشابه/جایگزین EMI
    • ثبت و نگهداری اسناد خروج از انبار/بازگشت به انبار MIV/MRV
    • امکان گردش فرم درخواست کالا قبل از صدور سند خروج جهت تایید MRF
    • تحلیل موجودی انبار Warehouse Inventory

    v   سیستم مدیریت قراردادهای تدارکات :

    • Contract Archive
    • WBS & CBS
    • Baseline & Plan
    • Activity Monitoring
    • Progress Measurement
    • Guarantees & Alerts
    • Financial Balance
    • Total Invoices
    • Changes Management
    • Reports

     

    در یک جمع بندی کلی می‌توان گفت که باید شرایطی برای مدیران پروژه و ذینفعان اصلی پروژه فراهم شود که بتوانند بدون اینکه درگیر کارهای اجرایی شوند یا وارد جزئیات غیر‌ضروری شده از وظیفه اصلی خود که راهبری پروژه است، دور بمانند، یک نظارت کلی به صورت یکپارچه و فراگیر بر پروژه داشته باشند و انجام امور پروژه را در مسیر صحیح خود نگاه دارند. بدین ترتیب می‌توان در انجام پروژه از اعمال سلیقه‌ها‌، توسل به راه حل‌های تجربه نشده و حرکت در یک مسیر سعی و خطا جلوگیری کرده و در حالی‌که از صرف زمان و هزینه‌های اضافی خودداری خواهد شد، نتایج به دست آمده نیز رضایت بخش تر و منطبق تر بر اهداف پروژه و نیاز های صاحبین سهام خواهد بود.

     

     

image_pdfimage_print

Share :

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram